Τήρηση Λογαριασμών Πελατών: Main-Courante Ξενοδοχείων (Front Office Accounting - Table of Contents)

Abstract

Greek Abstract: Η Τήρηση Λογαριασμών Πελατών είναι μια πολύ σημαντική και απαραίτητη εργασία, που σκοπό έχει να καταχωρεί και ελέγχει τις οικονομικές κινήσεις των πελατών, των πρακτορείων και άλλων μη πελατών, οι οποίοι χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες του ξενοδοχείου. Στην αρχή μπορεί να φανεί δύσκολη, αλλά στην πραγματικότητα βασίζεται στην απλή λογική και απαιτεί κυρίως βασικές μαθηματικές ικανότητες, υπευθυνότητα, ακρίβεια και μεγάλη προσοχή. Στην Ελλάδα το τμήμα που ασχολείται με την Τήρηση Λογαριασμών Πελατών, έχει επικρατήσει να ονομάζεται main-courante (γαλλικός όρος που σημαίνει πρόχειρο βιβλίο των καθημερινών πωλήσεων), οι δε υπάλληλοι που εργάζονται σ’ αυτό main-courantiers (μαιν κουραντιέ). Οι χρησιμοποιούμενοι όροι στα αγγλικά είναι front office accounting (τήρηση λογαριασμών πελατών), night-audit (νυχτερινό κλείσιμο) και night-auditors (νυχτερινοί υπάλληλοι). Ανάλογα με το σύστημα που εφαρμόζει η υποδοχή κάθε ξενοδοχείου, η Τήρηση Λογαριασμών Πελατών μπορεί να είναι χειρόγραφη, μηχανική ή με Η/Υ. Η χειρόγραφη main-courante τηρείται από μικρά κυρίως ξενοδοχεία και από τον ίδιο υπάλληλο ο οποίος είναι συγχρόνως ρεσεψιονίστ, ταμίας και τηλεφωνητής. Η μηχανική main-courante σήμερα εφαρμόζεται από ελάχιστα ημιαυτοματοποιημένα ξενοδοχεία μικρού και μεσαίου μεγέθους. Ήταν αρκετά διαδεδομένη μέχρι τη δεκαετία του 1980, αλλά η συνεχώς αυξανόμενη δημοτικότητα των συστημάτων Η/Υ στην υποδοχή, σηματοδότησε το τέλος των μηχανών ενημέρωσης λογαριασμών. Η Τήρηση Λογαριασμών Πελατών με Η/Υ περιλαμβάνεται σε όλα τα σύγχρονα ξενοδοχειακά προγράμματα της υποδοχής και χρησιμοποιείται ευρέως από τις μεγάλες και υψηλής τάξης ξενοδοχειακές μονάδες. Το σύστημα Τήρησης Λογαριασμών που εφαρμόζει το κάθε ξενοδοχείο, είναι καθαρά θέμα απόφασης της Διεύθυνσης και είναι σχεδιασμένο να εξυπηρετεί τις λειτουργικές του ανάγκες. Η χρησιμοποιούμενη ορολογία και η μορφή των εντύπων, επίσης διαφέρει από κατάλυμα σε κατάλυμα. Ένα αποτελεσματικό σύστημα Τήρησης Λογαριασμών Πελατών, περιλαμβάνει εργασίες που εκτελούνται κατά τη διάρκεια κάθε σταδίου του κύκλου του πελάτη. Στο χρονικό διάστημα πριν από την άφιξη του πελάτη, η main-courante συγκεντρώνει στοιχεία σχετικά με τον τύπο εγγύησης μιας κράτησης και καταχωρεί προκαταβολές. Όταν ο πελάτης αφιχθεί και παραμένει στο ξενοδοχείο, το προσωπικό της Τήρησης Λογαριασμών Πελατών χρεώνει στον λογαριασμό του την τιμή δωματίου, τους φόρους, τα συμφωνηθέντα και τις χρεωστικές κινήσεις του στα διάφορα τμήματα της επιχείρησης. Κατά την αναχώρηση του πελάτη, η main-courante είναι υπεύθυνη για την εξασφάλιση πληρωμής των αγαθών και υπηρεσιών που παρασχέθηκαν. Οι μαιν-κουραντιέ καταχωρούν επίσης και τις μετρητοίς εισπράξεις των τμημάτων, από περαστικούς πελάτες του ξενοδοχείου. Ακόμη μπορεί να αναλαμβάνουν την καταχώριση εσόδων από διεξαγωγή συνεδρίων και διαφόρων άλλων εκδηλώσεων στο ξενοδοχείο, καθώς και την εξόφληση χρεωστικών λογαριασμών. (Την ευθύνη όμως είσπραξης των χρεωστικών λογαριασμών, έχει το λογιστήριο της επιχείρησης). Το βιβλίο Τήρηση Λογαριασμών Πελατών είναι συνέχεια του βιβλίου Υπηρεσία Υποδοχής και για τον λόγο αυτό δεν επεκτείνεται σε θέματα και έννοιες της υποδοχής οι οποίες αναλύονται διεξοδικά στο εν λόγω βιβλίο.

Η Τήρηση Λογαριασμών Πελατών χωρίζεται σε 5 μέρη. Το πρώτο μέρος (κεφάλαια 1-5) περιλαμβάνει την οργανωτική δομή του ξενοδοχείου και τον τομέα υπνοδωματίων στον οποίο ανήκει το τμήμα Τήρησης Λογαριασμών Πελατών, τις βασικές έννοιες της main courante, τα συστήματα που εφαρμόζονται από τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις για την τήρηση των λογαριασμών πελατών, τα συνήθη έντυπα που χρησιμοποιεί η main - courante και τον πιθανό εξοπλισμό που μπορεί να διαθέτει η main - courante. Το δεύτερο μέρος (κεφάλαιο 6) αναφέρεται στις λειτουργίες της τήρησης λογαριασμών πελατών, οι οποίες περιλαμβάνουν το άνοιγμα και την διατήρηση λογαριασμών, τις καταχωρίσεις χρεωστικών και πιστωτικών κινήσεων στους λογαριασμούς πελατών, την μεταφορά, τακτοποίηση και κλείσιμο των λογαριασμών και τον εσωτερικό έλεγχο της main - courante. Το τρίτο μέρος (κεφάλαια 7 και 8) αναλύει το νυχτερινό κλείσιμο (τέλος ημέρας) της επιχείρησης, με αναφορά στις λειτουργίες και στους τρόπους τήρησης του νυχτερινού κλεισίματος και στην ακολουθούμενη διαδικασία για ένα ορθό και ολοκληρωμένο νυχτερινό κλείσιμο και παρουσιάζει συνοπτικά την βασική διαδικασία τήρησης λογαριασμών πελατών. Το τέταρτο μέρος (κεφάλαια 9 και 10) περιλαμβάνει τα αγαθά και τις υπηρεσίες των ξενοδοχειακών καταλυμάτων που υπάγονται στον χαμηλό και στον υψηλό συντελεστή Φ.Π.Α, καθώς και διάφορες λυμένες και προς επίλυση ασκήσεις για εξάσκηση του αναγνώστη στην τήρηση λογαριασμών πελατών. Τέλος το πέμπτο μέρος (κεφάλαια 10 και 11) περιλαμβάνει λεξιλόγιο όρων της τήρησης λογαριασμών πελατών και αλφαβητικό ευρετήριο θεμάτων. Παρότι το χειρόγραφο σύστημα τήρησης λογαριασμών πελατών τείνει να εξαλειφθεί ακόμη και στα μικρά ξενοδοχεία που το εφαρμόζουν σήμερα, γίνεται εκτενής αναφορά σ’ αυτό και εξετάζεται λεπτομερώς στο βιβλίο, διότι παρέχει την δυνατότητα επεξήγησης της όλης διαδικασίας βήμα προς βήμα. Με τον τρόπο αυτό καθίσταται ευκολότερη η κατανόηση και εκμάθηση του μηχανογραφημένου συστήματος, δεδομένου ότι τα προγράμματα των Η/Υ ακολουθούν τα ίδια βήματα και τις ίδιες τεχνικές με το χειρόγραφο σύστημα. Εξάλλου είναι σημαντικό για το προσωπικό της main-courante να κατανοεί την ροή των πληροφοριών στο χειρόγραφο σύστημα, διότι μερικές φορές οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές σταματούν να λειτουργούν λόγω βλάβης και μέχρι την αποκατάστασή τους θα χρειαστεί να εφαρμοστεί το χειρόγραφο σύστημα.

English Abstract: Front Office Accounting is a significant task, which aims to record and monitor the financial transactions of hotel guests, travel agencies and other non-guests, who use the hotel facilities and services. At first it might seem difficult, but in reality it is based on simple logic and above all it requires basic mathematical skills, responsibility, accuracy and great attention.
In Greece the hotel department dealing with the Front Office Accounting is called main-courante (French term), and the employees who work in this are called main-courantiers.

The book “Front Office Accounting” is the continuation of the book “Front Office Management” and for that reason it does not extend to issues and operations of the Front Office which are thoroughly discussed in this book. The “Front Office Accounting” is divided into 5 parts. The first part (chapters 1-5) includes the organizational structure of the hotel and the rooms division where the department Front Office Accounting belongs to, the basic concepts of main - courante, the systems applied by the hotel industry, the standard forms used and the possible equipment installed in the department. The second part (chapter 6) refers to various operations, such as the creation and maintenance of accounts, tracking transactions in guest accounts, transfer, settlement and closing of accounts and the internal control of main - courante. The third part (chapters 7 and 8) analyzes the night audit of the hotel, indicating the functions and methods of the night audit as well as the procedure followed for a correct and complete audit. The fourth part (chapters 9 and 10) includes the goods and services of hotel accommodations subject to VAT, and various practical examples and exercises. Finally, the fifth part (chapters 10 and 11) includes vocabulary terms of front office accounting and an alphabetical index.

Note: Downloadable document is in Greek.

Keywords: Hotel organizational structure, rooms division, main-courante, night audit, guest folio